La actual crisis sanitaria está suponiendo que todas las sociedades deban añadir a sus costes aquellos directamente relacionads con el protocolo de prevención del COVID19.
Estos costes van a depender del tipo de actividad y del tamaño de la empresa, aunque podemos agruparlos en dos grandes grupos:
- Costes laborales referidos a los expedientes de regulación temporal de empleo.
- Costes de materiales para la prevención y la seguridad de sus trabajadores.
¿Cómo se refleja en nuestra contabilidad cada uno de ellos?
Costes asumidos en los ERTES
El registro contable que debemos realizar referido a las nóminas y seguros sociales de nuestros trabajadores inmersos en un ERTE viene regulado en la consulta nº1 del BOICAC 122 de Junio de 2020.
Tratado ya en nuestra tribuna en el artículo “contabilidad de nóminas de un ERTE por fuerza mayor por COVID-19”llegábamos a la siguiente conclusión:
“La exoneración de la aportación empresarial a la Seguridad Social se deberá considerar como un subvención ya que se trata de un importe que la empresa, salvo casos excepcionales, no deberá devolver. En este caso la subvención no la llevaremos al neto (norma general) sino directamente a la cuenta de resultados, es decir, a la (740). En definitiva la cuenta (740) se corresponderá con la subvención que va a compensar los gastos de seguridad social a cargo de la empresa anotados en la cuenta (642).”
Los apuntes contables quedarán así:
Por el registro de la nómina
| Debe | Haber | |
| (640) Sueldos y Salarios) | xxxx | |
| (642) Seguridad Social a cargo de la empresa | xxxx | |
| (476) Organismos de la seguridad social acreedores | xxxx | |
| (4751) H.P. Acreedora por retenciones practicadas | xxxx | |
| (465) Remuneraciones pendientes de pago | xxxx |
En la cuenta (476) se incluye el total de las cuotas de cotización a la Seguridad Social sin restar la exoneración por el ERTE.
Por la exoneración de las cuotas a la Seguridad social
| Debe | Haber | |
| (471) Organismos de la seguridad social deudores | xxxx | |
| (740 ) Bonificación cuotas seguridad social COVID19 | xxxx |
Por la liquidación con la seguridad social
| Debe | Haber | |
| (476) Organismos de la seguridad social acreedores | xxxx | |
| (471) Organismos de la seguridad social deudores | xxxx | |
| (572) Banco c/c) Banco c/c | xxxx |
Costes de materiales diversos: guantes, mascarillas, gel hidroalcohólico
A diferencia de los costes anteriores aquí no tenemos ningún tipo de regulación por lo que nos tendremos que basar en las normas generales de contabilidad. En este sentido debemos hacer una distinción en el tipo de coste que debe asumir la empresa atendiendo a la naturaleza del mismo.
- Costes asumidos por la empresa cuya naturaleza debe considerarse como gasto corriente.
Nos referimos a la compra de mascarillas, geles, guantes, o equipos de protección individual que las empresas deberán adquirir para sus trabajadores. Estos elementos deberán ser considerados como gasto corriente del ejercicio.
¿Qué cuenta debemos utilizar?
En la medida en que el cuadro de cuentas sabemos que no tiene carácter obligatorio es posible que utilicemos diversas cuentas. A nuestro entender debemos distinguir si los bienes son o no inventariables.
- Bienes no inventariables
Aquellas empresas con pocos trabajadores que no van a inventariar este tipo de gastos, lo podrán contabilizar como gasto corriente, por ejemplo en la cuenta (629) Otros servicios
| Debe | Haber | |
| (629) Otros servicios | xxxx | |
| (472) H.P. IVA soportado | xxxx | |
| (410) Acreedores | xxxxx |
El IVA soportado en este tipo de artículos sigue al 21% a pesar de la presión que se está haciendo por diversos “frentes” al Gobierno para que lo reduzca e incluso deje exentos.
- Bienes no inventariables
Si la inversión en este tipo de materiales los realiza una empresa de gran tamaño y el volumen utilizado es considerable, será preciso tener un inventario controlado de los mismos. En este caso la contabilidad se deberá realizar con el tratamiento de existencias, esto es, se anotarán las compras y al final del ejercicio se deberá hacer un recuento para hacer el ajuste correspondiente.
La compra se puede anotar en la cuenta (602) Compra de otros aprovisionamientos
| Debe | Haber | |
| (602) Compras de otros aprovisionamientos | xxxx | |
| (472) H.P. IVA soportado | xxxx | |
| (410) Acreedores | xxxxx |
Y el ajuste al final del año con la (325) Materiales diversos
Por las existencias iniciales
| Debe | Haber | |
| (612) Variación de existencias de otros aprovisionamientos | xxxx | |
| (325) Materiales diversos | xxxx |
Por las finales
| Debe | Haber | |
| (325) Materiales diversos | xxxx | |
| (612) Variación de existencias de otros aprovisionamientos | xxxx |
- Costes asumidos por la empresa que deberán ser considerados como inmovilizado.
Muchas empresas han adecuado también los espacios físicos entre los trabajadores delimitándolos con mamparas protectoras. Si entendemos que, independientemente de lo que dure la pandemia, estas mamparas van a estar más de un ejercicio económico, deberán considerarse como elementos de inmovilizado y amortizarse atendiendo a su vida útil. Podemos usar una subcuenta del mobiliario
| Debe | Haber | |
| (216.1) Mamparas protectoras | xxxx | |
| (472) H.P. IVA soportado | xxxx | |
| (410) Acreedores | xxxxx |
¿Son gastos fiscalmente deducibles?
El gasto en cada negocio dependerá de las medidas de seguridad en las que haya tenido que invertir. Algunas sociedades solo deberán adquirir mascarillas o gel mientras que otras deberán adquirir equipos de protección o tomar medidas para reformar sus espacios de trabajo.
Independientemente del gasto realizado a todas (pequeñas y grandes) les interesa conocer si este gasto (corriente o de amortización) será deducible de cara el impuesto de sociedades.
Los gastos asumidos por las empresas para combatir el COVID tendrán carácter deducible para lo que se exigirá (como para cualquier otro), que estén perfectamente determinados y se documenten en factura oficial de compra.