Muchos clientes se preguntan cuánto tiempo deben tener a buen recaudo su documentación. En este artículo aclaramos dudas.
Gracias a la revolución tecnológica y a los sistemas de información, las empresas disponen de medios muy eficientes para almacenar información y/o documentación. Por medio de la digitalización, es posible conservar muy fácilmente una gran cantidad de documentos. No obstante, la obligación de custodiar la documentación sigue intacta. ¿Cuánto tiempo? Existen distintos criterios que exponemos a continuación:
Código de Comercio (6 años)
Según el Código de Comercio (artículo 30),
- Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros (no sólo contables, también en el ámbito laboral, fiscal y mercantil), salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
- El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber al que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho artículo.
Ley de Blanqueo de Capitales (10 años)
El art. 25 de la ley de prevención del blanqueo de capitales dice que «los sujetos obligados conservarán durante un periodo de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente ley, procediendo tras el mismo a su eliminación. Transcurridos cinco años desde la terminación de la relación de negocios o la ejecución de la operación ocasional, la documentación conservada únicamente será accesible por los órganos de control interno del sujeto obligado, con inclusión de las unidades técnicas de prevención y, en su caso, aquellos encargados de su defensa legal».
Prevención de riesgos laborales (5 años)
Se deben conservar a disposición de la autoridad laboral toda la documentación relativa a las obligaciones establecidas en materia de prevención de riesgos laborales (art. 23 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales). Por su parte, la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (art. 4.3) establece una temporalidad de cinco años. En consecuencia, es necesario conservar la documentación durante, como mínimo, ese periodo de cinco años.
Ley General Tributaria (4 años)
Según la Ley General Tributaria, prescibirán a los cuatro años los siguientes derechos:
- El de la Administración para determinar deuda tributaria mediante la oportuna liquidación.
- El que tiene la Administración para exigir el pago de las deudas tributairas liquidadas y autoliquidadas.
- El de solicitar las devoluciones derivadas de la normativa de cada tributo, las devoluciones de ingresos indebidos y el reembolso del coste de las garantías.
- El de obtener las devoluciones derivadas de la normativa de cada tributo, las devoluciones de ingresos indebidos y el reembolso del coste de las garantías.
Por tanto, no se especifican de forma literal plazos, pero sí se da una idea de en cuanto tiempo es posible destruir la documentación sin perjuicio.
Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (1, 3, 4 y 5 años)
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social establece
- Las infracciones en materia de Seguridad Social prescribirán a los cuatro años contados desde la fecha de infracción.
- En materia de prevención de riesgos labolares, las infracciones prescribirán: al año las leves, a los tres años las graves y a los cinco años las muy graves, contando desde la fecha de la infracción.
Ley de Auditoría de Cuentas (5 años)
La Ley de Auditoria de Cuentas, en su artículo 30, dice sobre el deber de conservación y custodia:
«Los auditores de cuentas y las sociedades de auditoria de cuentas conservarán y custodiarán durante el plazo de cinco años la documentación referente a cada auditoría de cuentas por ellos realizada, includios los papeles de trabajo del auditor que constituyan las pruebas y el soporte de las conclusiones que consten en el informe y demás documentación, información, archivos y registros.
Fuente: Código de Comercio, Ley de Blanqueo de capitales, Ley de Prevención de riesgos laborales, Ley General Tributaria, Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, Ley de auditoría de cuentas, ineaf.es